Team building, czyli jak zbudować zespół

Otrzymałem prestiżową ofertę pracy. Posiadałem niezbędne kwalifikacje merytoryczne, by objąć to stanowisko lecz nigdy dotąd nie zarządzałem ludźmi. I nie miałem pojęcia, jak to się robi.

Gdy zapytałem o jakieś wzorce godne naśladowania, dostałem typowo korporacyjną odpowiedź:

–         Nasze metody pracy są tak wyjątkowe, że nigdzie indziej podobnych nie da się zaobserwować!

Jednak na wyraźne moje naleganie, przydzielono mi osobę, która miała nauczyć mnie owych wyjątkowych metod. I nauczyła. W efekcie po roku odbyto ze mną rozmowę dyscyplinującą. Dostałem ultimatum – albo zmienię sposób pracy, albo rozstajemy się.

Zmianę zacząłem od zapomnienia tego, czego w firmie mnie do tej pory nauczyli. I osiągnąłem sukces.

Jak zbudować zespół – zostawieni samym sobie

Co roku mnóstwo ludzi staje przed podobnym problemem, jak z grupy ludzi stworzyć zespół. Najczęściej zostają pozostawienie samym sobie. Szkoła uczy o sinusach, mejozach, kemach i rokoszach, natomiast nic o pracy zespołowej. Niewiele lepiej jest na studiach, chociaż znam chlubne wyjątki. Wielkie korporacje czasami szkolą menedżerów, ale zwykle ograniczają się do tak zwanych wyjazdów integracyjnych, na których zajęcia teambuildingowe są preludium przed wieczornym pijaństwem, a nie przyswajaniem solidnych podstaw pracy zespołowej. Pozostaje więc bazowanie na własnych obserwacjach oraz intuicji. Obserwacje potrafią prowadzić na manowce, a intuicja zawodzić.

Nie tylko biznes potrzebuje zespołu

Sprawnie funkcjonujący zespół daje w biznesie przewagę większą niż duże pieniądze i nowe technologie. Budowa zespołu, to nie tylko domena wielkich korporacji. Właściciel niewielkiej firmy, zatrudniającej zaledwie kilka osób, też powinien starać się zbudować zespół, nie tylko aby odnieść sukces na rynku, ale po to aby przyciągnąć i zatrzymać najlepszych ludzi.

Nie dajmy się też zwieść opiniom, że praca zespołowa wpisuje się wyłącznie w działalność rynkową. Zespołowo warto pracować wszędzie tam, gdzie grupa ludzi wspólnie dąży do jednego celu. W szkole, harcerstwie, kołach zainteresowań i w wolontariacie. Dobrą lub złą pracę zespołową najłatwiej dostrzec w sporcie – widać, które drużyny, to zlepek indywidualności, a które są zespołami z prawdziwego zdarzenia.

Czym różni się zespół od grupy?

Grupa ludzi razem pracujących automatycznie nie staje się zespołem. Co w takim razie odróżnia zespół od grupy? Moim zdaniem najistotniejsze jest spełnienie trzech warunków:

• Ustalenie celu, który angażuje wszystkich członków zespołu
• Jasne sprecyzowanie zasad, czyli spisanie reguł
• Określenie ról pełnionych w zespole

Jak zbudować zespół? Zacznij od celu

Nie można zbudować zespołu, jeżeli cel nie istnieje, albo jest niejasno określony. W poprawnym konstruowaniu celów świetnie sprawdza się SMART. Więcej o tej metodzie znajdziesz w artykułach o wyznaczaniu celów.

Zespoły przy ustalaniu celów zazwyczaj popełniają dwa błędy:

• cel jest ogólnikowy, niemierzalny
• cel nie jest atrakcyjny, nie angażuje ludzi, jest im obojętny.

Niedobrze, jeżeli cele dotyczą wyłącznie finansów. Wbrew pozorom od pracy ludzie oczekują czegoś więcej niż tylko godnej pensji. Zazwyczaj szukają również poczucia sensu i możliwości rozwoju.

Zasady i reguły

Nic nie potrafi tak mocno popsuć atmosfery w zespole, jak niejasne zasady. „Bo tak się u nas nie postępuje” czy „przecież to jasne, powinna się domyśleć” prowadzą do spięć i niespełnionych oczekiwań. Aby uniknąć niepotrzebnych konfliktów najlepiej spisać obowiązujące zasady.

Jeżeli regulamin nie jest narzucony odgórnie, warto zadbać o to, aby opracowali go członkowie zespołu. Często właściciele niewielkich firm boją się, że pracownicy za bardzo sobie poluzują. Wbrew pozorom ludzie zazwyczaj bywają dość surowi wobec siebie, a zbiór zasad przyjęty oddolnie jest bardziej honorowany, niż ten narzucony odgórnie.

Jeżeli regulamin jest narzucony przez organizację, to zawsze pozostaje niezagospodarowana działka wzajemnych relacji. W takich firmach poszczególne zespoły mogą stworzyć „kodeks dobrych praktyk” wzajemnej współpracy – określić jakie postępowanie uznajemy za koleżeńskie, a jakie za niekoleżeńskie; co nam pomaga współpracować, a co tę współpracę destabilizuje.

Jak zbudować zespół? Każdy musi grać swoją rolę

W każdym zespole są role do odegrania. Tak, jak w drużynie piłkarskiej są potrzebni napastnicy, obrońcy oraz bramkarz. Chociaż najwięcej chwały zgarniają napastnicy, to oni sami, bez wsparcia innych formacji, meczu nie wygrają. Tak samo nie sprawdza się zespół pracowniczy składający się wyłącznie z wysoce kreatywnych liderów. Największe sukcesy odnoszą zespoły stawiające na różnorodność.

Z każdą rolą związane są mocne i słabe strony. Przydzielając zadania należy bazować na tych pierwszych i minimalizować znaczenie tych drugich. Osoba mająca kłopoty z nawiązywaniem kontaktów nie sprawdzi się w pozyskiwaniu nowych klientów, ale jeżeli świetnie dba o istniejące relacje, warto powierzyć jej prowadzenie programów lojalnościowych.

Podział ról grupowych według Belbina

Meredith Belbin przebadał naukowo role, jakie ludzie przyjmują w grupie. Odkrył, że w dobrze działającym zespole trzeba obsadzić dziewięć zróżnicowanych ról. W mniejszych grupach, niektórzy jego członkowie pełnią więcej niż jedną rolę.

• Koordynator spełnia rolę naturalnego, chociaż nie zawsze formalnego, lidera. Potrafi dobrze wykorzystywać potencjał zespołu. Jest odpowiedzialny, słucha ludzi, podejmuje stanowcze decyzje. Jego słabą stroną jest niska kreatywność
• Lokomotywa jest osobą bardzo dynamiczną, prawdziwym człowiekiem czynu, który decyzje wciela w życie „bez zbędnego gadania”. Jest bardzo energiczny i zdecydowany osiągnąć cel za wszelką cenę. Zarządza dyrektywnie, bywa wybuchowy i nietolerancyjny, lubi rywalizację.
• Kreator/Myśliciel, to najbardziej kreatywna osoba w zespole. Przydaje się bardzo w sytuacji, gdy inni myślą, że już dobrnęli do ściany. Indywidualista, źle znosi krytykę, nie przywiązuje wielkiej wagi do detali. Introwertyk.
• Poszukiwacz Źródeł chociaż bardziej pasuje dla niego określenie Człowiek Kontaktu. Osoba towarzyska, ekstrawertyczna, lubiana. Świetnie sprowadza się we wszystkich kontaktach zewnętrznych. Nie potrafi pracować sama, szybko się nudzi. Często cechuje ją tzw. „słomiany zapał”.
• Krytyk/sędzia niezrównany w wyszukiwaniu słabych punktów. Nie angażuje się zbytnio w pracę zespołu, dzięki czemu potrafi spojrzeć na projekty chłodnym okiem. Jego krytycyzm z jednej strony zniechęca, z drugiej chroni przed niepotrzebnymi błędami.
• Dusza Zespołu, to łagodna, skromna i wrażliwa osoba. Bardzo istotna dla niej jest dobra atmosfera w pracy, jest też jednostką niezwykle lojalną. Gubi się w stresie i konflikcie.
• Realizator przekłada idee i plany w działania. Obowiązkowy, praktyczny, zdroworozsądkowy. Lubi konkrety, gubi się, gdy nagle zmieniają się plany.
• Perfekcjonista skrupulatny, porządny sumienny. Pracuje dokładnie i solidnie. Można mu powierzać zadanie, mając pewność, że zostanie bezbłędnie wykonane. Nie umie delegować obowiązków, bardzo pedantyczny. Uważany za oziębłego.
• Specjalista dostarcza wiedzę i niezbędne umiejętności.

Przekładając na praktykę podział ról Belbina, należy pamiętać, że ludzie są bardzo różnorodni i często nie dają się wpisać w schematy. Zazwyczaj jedna z ról dominuje, ale możemy odkryć w sobie potencjał do pełnienia więcej niż jednej roli. I jeszcze uwaga, co do nazewnictwa poszczególnych ról – bywa ono tłumaczone na język polski bardzo różnorodnie, stąd odmienne nazwy dla tych samych ról w różnych opracowaniach.

Jak odkryć swoją rolę grupową, jak rozpoznać talenty?

Można po prostu rozdać spis ról grupowych Belbina i poprosić, aby każdy wybrał te, w których czuje się najlepiej. Można też przeprowadzić test Belbina (sprawdź na polskiej stronie Belbina).

Jednakże nie zawsze są środki na przeprowadzenie testów, nie każdy też chce się wgłębiać w teorię naukową. W takiej sytuacji można na zebraniu namówić zespół do wykonania prostych ćwiczeń, które ułatwią odkrycie mocnych stron uczestników.

Ćwiczenie 1
W grupie lub w parach ludzie odpowiadają na dwa pytania:

• o czym możesz opowiadać bez żadnego przygotowania przez co najmniej pół godziny?
• za co najbardziej cenią cię twoi znajomi, przyjaciele, twoja najbliższa rodzina – rodzice, dzieci, rodzeństwo?

Ćwiczenie 2

Trochę trudniejsze. Poszczególni członkowie zespołu opowiadają o mocnych stronach osoby siedzącej obok (np. po prawej stronie). Wypowiedź można wzmocnić poprzez użycie kart szkoleniowych (coachingowych). W tym ćwiczeniu nie chodzi tylko o wymienienie mocnych stron, ale także określenie w jakich sytuacjach wzmacniają one zespół.

Ćwiczenie 3

Tak naprawdę nie istnieją cechy niepożądane – możemy jedynie mówić o złym ich wykorzystaniu w zespole. Poprośmy każdego członka grupy o napisanie na kartce trzech najbardziej irytujących cech, z jakimi spotyka się na co dzień. Wybierzmy kilka najczęściej powtarzających się i poprośmy zespół, aby znalazł dla nich pozytywne zastosowanie (można przeprowadzić burzę mózgów). Na przykład – nadmiernie gadatliwa osoba wkurza, gdy praca wymaga skupienia, natomiast świetnie się sprawdzi w dziale sprzedaży.

Pamiętajmy, że osoby, z którymi relacje interpersonalne są trudne, mogą zarówno kompletnie rozbić zespół, jak i dać mu niezbędną siłę napędową.

Jak zbudować zespół unikając najczęstszych pułapek?

Wiadomo, co sprzyja budowaniu zespołu, w takim razie co najbardziej przeszkadza? Jakie są dysfunkcje zespołów? Jak pisze Patrick Lencioni, autor książki Pięć dysfunkcji pracy zespołowej, (MT biznes, Warszawa 2016), można wyróżnić pięciu „zabójców” pracy zespołowej:

• Brak zaufania
• Obawa przed konfliktem
• Brak zaangażowania
• Unikanie odpowiedzialności
• Brak dbałości o wyniki

Bez zbudowania zaufania, praca nad pozostałymi dysfunkcjami nie ma sensu. Brak zaufania najczęściej wynika z faktu, że ludzie niewiele o sobie wiedzą. Zaufanie można zwiększyć poprzez inicjowanie działań, które sprzyjają głębszemu poznaniu się członków zespołu.

Unikanie wchodzenia w konflikty przynosi opłakane skutki. Nierozwiązany spór nadal istnieje, chociaż o nim się nie mówi. Nieustannie generuj napięcie i często przenosi się na zakulisowe działania, wzajemne niechęci oraz wojny podjazdowe. Ludziom w zespole jest potrzebna merytoryczna, uczciwa kłótnia, która niczym burza oczyści atmosferę. Zespół może wyznaczyć osobę („ministra kłótni”), która w trakcie spotkań wyciągnie drażliwe sprawy na jaw i zmusi zespół do ich przepracowania.

Brak zaangażowania najczęściej bierze się z niejasności lub niskiej atrakcyjności celu. Sprzyjają mu też nieprecyzyjne polecenia i niedookreślone zasady obowiązujące w zespole. Jak nie wiadomo co robić, to lepiej nic nie robić.

Odpowiedzialność, to nie tylko podejmowanie decyzji i wykonywanie zobowiązań, to też umiejętność zwracania uwagi pozostałym członkom zespołu, jeżeli nie wywiązują się ze swoich zadań. W budowaniu odpowiedzialności dobrze sprawdza się przyznawanie nagród grupowych, a nie indywidualnych. Członkom zespołu łatwiej jest zwrócić uwagę kolegom, którzy nie realizują planów, gdy czują, że z powodu tych zaniedbań, cały zespół straci szansę na zdobycie nagrody.

Brak dbałości o wyniki, najczęściej wynika z chęci indywidualnego wybicia się, kosztem zespołu.

Jak zbudować zespół – podsumowanie

Budowanie zespołu przydaje się nie tylko w zarządzaniu dużymi firmami, ale wszędzie tam, gdzie tworzy się grupa zadaniowa – w szkole, harcerstwie, na studiach, a także w działaniach pro bono. Jeżeli zaczynasz kierować zespołem, pamiętaj o następujących zasadach:

Kierowałaś/kierowałeś zespołem? Nadal zarządzasz grupą ludzi? Podziel się swoim doświadczeniem – co w twoim zespole działa super, a gdzie dostrzegasz braki i z czego one wnikają.