Jak zorganizować czas w 9 krokach

Nie lubię, gdy czas przecieka mi przez palce. Są dni, gdy w żaden sposób nie jestem w stanie zabrać się do roboty. Mimo planów i obietnic, nie robię dosłownie nic, czuję ogarniającą mnie niemoc, czuję, jak gnuśnieję. Nie lubię tego stanu, wkurza mnie. Złość nie jest żadnym rozwiązaniem, wpędza jedynie w poczucie winy.

Oczywiście, czasami trzeba zrobić przerwę, wziąć urlop od obowiązków, poświęcić dzień, dwa, a nawet cały tydzień na nicnierobienie. Lecz nie można w tym stanie tkwić permanentnie, szczególnie gdy jest się freelancerem i brak motywacji do pracy może przynieść opłakane skutki.

Opracowałem więc prywatny zestaw narzędzi naprawczych, który skutecznie pomaga mi opanować przeciekanie czasu. Chcę się z tobą tymi narzędziami podzielić. Pamiętaj jednak, że to, co sprawdziło się u mnie, nie zawsze zadziała u ciebie. Wybieraj i testuj tylko te narzędzia, które pasują do twojego charakteru, osobowości, przyzwyczajeń.

Zaczynamy. Nie zabrzmi to dobrze, ale podstawą jest…

Planowanie

Nie takie na chybcika zapisanie kilku punktów na kartce czy w elektronicznym planerze, lecz pogłębiona autoanaliza. Do generalnego planowanie zabieram się na przełomie roku i ta czynność zajmuje mi od tygodnia do 10 dni. Zwracam szczególną uwagę na dwa aspekty – mierzalność celów (po czym poznam, że cele zostały zrealizowane) oraz ich atrakcyjność. Jeżeli zdaję sobie sprawę dlaczego osiągnięcie celu jest dla mnie tak ważne, mam większą szansę, że nie będzie to jedynie słomiany zapał. Dobrze przygotowane cele, ustalone w zgodzie z moimi wartościami, dają mi duży zastrzyk energii do działania. Więcej o prawidłowym konstruowaniu celów przeczytasz we wcześniejszych artykułach.

Mierzenie efektów

Perfekcyjne rozplanowanie celów niewiele zmieni, jeżeli co jakiś czas nie zmierzysz efektów. Konieczne jest systematyczne monitorowanie postępów i wprowadzanie korekt. Takie podsumowania zawsze robię na początku każdego nowego miesiąca, a kompleksową korektę przeprowadzam raz na kwartał.

Główną przyczyną fiaska planów jest też…

…planowanie zbyt dużo rzeczy do zrobienia za jednym zamachem

Jestem człowiekiem, który do prawidłowego funkcjonowania potrzebuje różnorodnych aktywności. Zbyt długie skupienie na jednej rzeczy strasznie mnie nuży. Nie wyobrażam sobie pracy w jednym zawodzie i w jednej firmie przez całe życie. Takie podejście skutkuje długą listą różnorakich zadań zaplanowanych każdego dnia. Nierealnie długą. Rozwiązaniem jest ustalenie…

… priorytetów

Bardzo pomocnym narzędziem jest macierz Eisenhowera (już ją wcześniej opisałem), jednak zazwyczaj wybieram prostszą metodę, którą nazwałem 2×3. Każdego dnia wyznaczam sobie trzy pilne i proste zadania, oraz trzy ważne dla rozwoju, najczęściej długoterminowe projekty. W pilnych i prostych lądują rachunki do opłacenia, telefony do wykonania, maile do wysłania czy niecierpiące zwłoki rozmowy telefoniczne. Staram się je szybko wykonać i szybko zapomnieć. Ważne i skomplikowane projekty wymagają jednak innego podejścia. Zazwyczaj muszę…

…podzielić je na mniejsze zadania

Zapewne zetknęłaś/zetknąłeś się już z powiedzeniem, że słonia należy zjeść po kawałku? Podzielony na mniejsze porcje słoń nie jest już górą mięsa, tylko strawnym posiłkiem. Słonie, to duże projekty, ich ogrom paraliżuje, podzielone na mniejsze zadania, wydają się być łatwiejsze do ogarnięcia.

Lecz i małe zadania niekiedy potrafię odkładać w nieskończoność. Jest to naturalna reakcja obronna mózgu przed wyjściem ze strefy komfortu. Wtedy sięgam po metodę…

…Kaizen,

czyli podążanie do celu małymi krokami. Tak niewielkimi, że prawie niedostrzegalnymi. Kaizen, ze swoimi mikrodziałaniami może wydawać się śmieszne, lecz okazuje się, że małe kroczki spełniają ogromną rolę, która polega na przestawieniu mózgu z fazy planowania w fazę działania. Efektów nie dostrzega się natychmiast, więc jest to metoda dla cierpliwych, która w dłuższej perspektywie przynosi bardzo trwałe zmiany. Konsekwentnie stosując metodę Kaizen, osiągam najwięcej.

Równie skuteczne są też tak zwane…

…pomidory

Nazwa wywodzi się z włoskiego słowa pomodoro i odnosi się do minutników, które w słonecznej Italii sprzedawane były w kształcie pomidorów. Za prawdziwymi pomidorami nie przepadam, lecz metodę pomodoro uwielbiam. Bardzo skutecznie pomaga mi w organizacji czasu.

Trzy najważniejsze zadania, które zaplanowałem na dany dzień, dzielę na 35 minutowe odcinki. Nastawiam minutnik i nad jednym zadaniem pracuję w skupieniu do czasu usłyszenia sygnału dźwiękowego. Potem funduję sobie 10-15 minutową przerwę. W jednym cyklu jestem w stanie skupić się na trzech pomidorach pod rząd. W ciągu całego dnia zrealizowałem najwięcej sześć pomidorów.

W oryginalnej wersji czas trwania jednego pomidora, to 25 minut i 5-10 minutowa przerwa. Nigdy nie gotuję według przepisów, więc i tę metodę dostosowałem do moich potrzeb. W czasie trwania pomidora nie daj się żadnym rozpraszaczom – wyłącz facebooka, schowaj jedzenie do lodówki, wycisz telefon. Ja dodatkowo, zanim przystąpię do pracy, szykuję czystą kartkę, na której zapisuję pomysły, które nagle przychodzą mi do głowy, a nie są związane z bieżącym projektem. Do pomysłów z kartki wracam dopiero po zakończeniu pomidora

Dużym problemem jest także…

…niekończenie zadań

Porzucam je rozgrzebane w trakcie jakiegoś etapu i gdy ponownie siadam do pracy, to niemal wszystko muszę zaczynać od początku. Niezwykle frustrujące. Skutecznym lekarstwem jest kończenie każdego pomidora dopiero w momencie, gdy zrealizuję pewną zamkniętą całość i zapiszę kolejne działania, jakie muszę wykonać w dalszej kolejności.

Godziny pracy

Każdy ma swój czas najlepszej aktywności. Dla mnie są to godziny poranne (staram się wstawać wcześnie) oraz wieczorne. Południe, to praktycznie czas stracony. Dlatego najważniejsze zadania planuję na rano lub wieczór, mniej ważne, nie wymagające kreatywności, zostawiam sobie na resztę dnia.

Rozruszniki

W życiu zdarzają się też złe dni, gdy wszystkie plany i metody biorą w łeb. Rządzi zniechęcenie i depresja. Wtedy każda myśl o pracy wydaje się torturą. Jeżeli nie mogę sobie pozwolić na bezczynność, wtedy z moich planów wybieram trzy możliwie najmniejsze zadania. Takie na 5-10 minut pracy. Ich wykonanie jest tak proste, że jestem w stanie przełamać niemoc. Często dostarczają energii do dalszych, bardziej złożonych zadań, a jeżeli tylko na tej trójce poprzestanę, to później nie mam wyrzutów sumienia, że znowu nic nie zrobiłem. Bez wyrzutów sumienia łatwiej pokonać depresję.

Czy znalazłaś/znalazłeś coś dla siebie? Masz zamiar wdrożyć, któryś z pomysłów we własne życie? A może masz swoje sprawdzone metody, którymi możesz podzielić się z czytelnikami w komentarzach?